BMJ Acessórios
Fundada em 17/08/2001, a BMJ Acessórios atua na área de fabricação de grades automotivas em alumínio. Com modernas instalações, a BMJ Acessórios busca constantemente a atualização, e lançamentos que acompanham as tendências do mercado globalizado, oferecendo uma completa gama de produtos com mais de 70 modelos, de diversas marcas, nacionais e importadas a preços imbatíveis.
Problema
Com representantes espalhados por todo o Brasil, a empresa recebia seus pedidos através de FAX ou EMAIL e os digitava, então, no ERP da empresa. Esse processo trazia algumas falhas, como:
- Erros de digitação devido à grande quantidade de pedidos que eram recebidos;
- Dificuldade em saber se os erros eram de digitação e/ou imperfeições nos documentos recebidos via fax e email;
- Cálculos de preços e descontos mais lentos e com menor confiabilidade/precisão;
- Impossibilidade de saber exatamente a disponibilidade em estoque dos produtos que estão sendo vendidos;
- Dificuldade em realizar um novo cadastro, pois os dados deveriam ser enviados para a fábrica fazer a análise.
Sendo assim, haviam algumas consequências não muito agradáveis, sendo elas:
- Contatos constantes entre o representante e a fábrica para comunicação e conclusão dos negócios, ou seja, para aferição dos preços, confirmações de recebimentos de pedidos, realização de novos cadastros de clientes, dentre outros;
- Impossibilidade de passar ao cliente, no ato da venda, uma previsão confiável do tempo estimado para a entrega das mercadorias;
- Gasto excessivo com papéis e telefonia;
- Dificuldade em encontrar um meio de comunicação, fax ou email, disponível para enviar os pedidos com rapidez, sendo feito esse trabalho, muitas vezes, apenas apartir do coputador da casa do representante.
Solução
Para automatizar todo este processo, foram desenvolvidas algumas ferramentas que permitem aos representantes que estes digitem os pedidos em uma área restrita, com usuário e senha, através da internet. Veja algumas facilidades:
- Representante pode digitar os pedidos em uma área restrita, e os pedidos são salvos diretamente no sistema comercial utilizado pela fábrica;
- Os preços, os cadastros e parceiros, os produtos e outras informações necessárias, são disponibilizadas no exato momento em que os itens vão sendo lançados em um pedido;
- Se um cliente ainda não está cadastrado, os seus dados podem ser cadastrados diretamente pelo representante, e o pedido pode ser realizado;
- Os status dos pedidos podem ser acompanhados pelo representante e pelo cliente;
- Os clientes recebem avisos de pedidos que foram digitados, e também recebem avisos após o faturamento, tudo via email;
- A qualquer momento os administradores da BMJ têm todas as informações e avisos necessários, ou seja, cada evento que ocorre é levado ao conhecimento dos gerentes do negócio;
Integração entre Sistemas
Para garantir um maior desempenho do Sistema de Pedidos Online, um segundo aplicativo foi desenvolvido para efetuar uma replicação dos dados do ERP (sistema comercial) para o Banco de Dados da solução online que é usada pelos representantes, garantindo a disponibilidade do sistema mesmo que a empresa passe por problemas e instabilidades na sua conexão com a Internet.
Suporte
Vídeos explicativos foram feitos e disponibilizados a todos os representantes e aos administradores. Treinamentos foram realizados na sede da empresa para os funcionários locais, que estão agora prestando suporte aos representantes de todo o Brasil.
Na retaguarda a BMJ conta com os profissionais da TryIdeas para correção de falhas inesperadas e para o contínuo funcionamento da Infraestrutura de TI.
Cultivando um bom relacionamento
As atividades não pararam por aí. A BMJ está requisitando novas ferramentas a todo instante, e as relações de negócios conosco estão sendo mantidas. Dentre os novos trabalhos que ainda estão sendo realizados, a grande maioria é para automatizar processos, gerar avisos de operações feitas no sistema comercial e manter a equipe que administra o negócio bem informada dos acontecimentos, podendo realizar um maior controle dos negócios, com menor quantidade de mão de obra.